“Metodología para la creación de una Base de Datos unificada de las colecciones del Museo Nacional de Historia Natural de Cuba”

Autores: Manuel Iturralde y Miriam Rojas

La Habana Vieja, Octubre del 2002

Resumen

El Museo ha creado una Base de Datos Digitalizada (BDD) de las piezas patrimoniales de historia natural (fósiles, algas, semillas, frutos, plantas herborizadas y animales) pertenecientes a las colecciones científicas del Museo Nacional de Historia Natural de Cuba, con ejemplares representativos de Cuba, el Caribe y un número limitado de origen extra-caribeño (denominadas exóticas). Las BDD a nivel de los curadores se ordenaron de acuerdo a una metodología uniforme según su contenido, reunidas por grupos biológicos, y se encuentran en formato Excel,. A nivel de responsable de las colecciones en el museo se creó una copia digital y otra impresa, para mantener un registro central de dichas BBD. Sobre esta plataforma se creó una base unificada en formato Access, la cual permite realizar todo tipo de indagaciones (querries) sobre las colecciones, y se diseñaron una serie de indagaciones típicas, para establecer un control centralizado de la dinámica de estas colecciones (altas y bajas), localización de sus elementos integrantes, estado de conservación, representatividad, grado de estudio, etc. De ese modo la institución logró llevar a un nivel moderno automático el control de las colecciones.

Las bases se pueden consultar en el Sitio Web del Museo cuyos url son www.medioambiente.cu/museo y www.cuba.cu/historia_natural/ , que ofrece una información variada y actualizada sobre todos los aspectos de la vida de la institución, sobre distintas cuestiones relativas a la naturaleza cubana y caribeña, y es especial, una versión simplificada de las bases de datos, que permite a cualquier persona con acceso a internet o Intranet nacional, conocer el contenido general y representatividad de las colecciones del Museo.  Dicha información incluye quienes son los curadores de estas colecciones, y cómo comunicarse con ellos por correo electrónico, por si se desea hacer una indagación ulterior sobre las colecciones. Esto colocó al museo al nivel de las instituciones internacionales de su tipo que tienen esta información en línea (on line).

GENERALIDADES

El archipiélago cubano está formado por la Isla de Cuba, la Isla de la Juventud y alrededor de 4950 cayos e isletas menores, ello, unido a su evolución paleogeográfica, el clima tropical y el relieve, le confieren una gran biodiversidad que hace de Cuba un país con una gran riqueza biológica y cultural, a lo que contribuye además su posición geográfica entre el Golfo de México y el Mar Caribe, propiciando sus características de centro de  tránsito, o emisor y receptor  de numerosas especies terrestres y marinas.

En consecuencia, la identificación y conservación de su biota resultan de vital importancia para las presente y futuras generaciones, tanto como por su estrecha vinculación con el desarrollo económico-social de nuestro país. Numerosas han sido las contradicciones entre desarrollo económico y el ambiente, en cuyo proceso la naturaleza ha perdido espacio y algunas especies han desaparecido. Por eso las colecciones de historia natural son importantes como representativas de esa biodiversidad cambiante, de las especies desaparecidas tanto a nivel local como definitivamente. 

La conservación de esas colecciones para el futuro pasa no sólo por el hecho en sí de conservarlas físicamente, sino también por la necesidad de documentar dichas colecciones, a fin de garantizar la permanencia de los datos existentes sobre las mismas.  Este último es un objetivo trascendente de este proyecto.

Dado de que este proyecto no tiene objetivos científicos, sino de aplicación tecnológica, en este informe se detallarán los pasos que se siguieron para completar los objetivos, se incluyen los documentos normativos que se elaboraron como consecuencia de este proceso, y se destacan los resultados obtenidos. 

Esperamos que este documento puedas utilizarse en otras instituciones análogas del país como inspirador del proceso de instauración de un registro y control moderno de las colecciones científicas y patrimoniales de historia natural.

ETAPAS,  MÉTODOS y RESULTADOS

El proyecto tuvo varias etapas de ejecución a las cuales se engarzó la necesidad de aplicar distintos métodos de trabajo.  En general las distintas decisiones metodológicas se colegiaron entre los curadores y técnicos, tanto para lograr un consenso como para que los métodos quedaran bien comprendidos por todo el personal que debía contribuir al proyecto. 

Los pasos (etapas) principales fueron los siguientes

1.      Creación de la guía metodológica para la confección de los catálogos de las colecciones

2.      Creación de un sistema numérico unificado de ordenamiento de los almacenes, gabinetes y estantería

3.      Ordenamiento de las colecciones científicas y creación de los catálogos digitales de las mismas en formato Excel

4.      Control sistemático de la correspondencia entre los catálogos y las colecciones, especialmente entre los ejemplares, su número de catálogo, su identificación  y su ubicación topográfica en los almacenes, gabinetes y estanterías; perfeccionando en aproximaciones sucesivas el contenido y calidad de los catálogos

5.      Creación de un catálogo unificado de las colecciones en formato Access, que sirva a los intereses del manejo de las colecciones, así como un sistema de indagaciones (querries) que permita obtener información rápida sobre la dinámica de las colecciones y su representatividad

6.      Creación de los catálogos simplificados de las colecciones científicas en línea

Estas etapas y sus características se describen a continuación:

1. Creación de la guía metodológica para la confección de los catálogos de las colecciones

La primera tarea del proyecto fue crear un formato único de los catálogos de las colecciones.  Para ello se sostuvieron varias reuniones con los curadores y técnicos y se consultó la literatura científica y curatorial más moderna.  De este modo se preparó la guía, que contiene todos los elementos explicatorios y metodológicos necesarios para lograr que los catálogos de las colecciones fueran creados sobre una base unificada.  Este fue el primer resultado del proyecto, y el documento se promovió como de obligatorio cumplimiento por el personal de la institución.  Posteriormente dicha guía y un ejemplo del catálogo en formato Excel fue distribuido entre todos los curadores, así como entre todos los museos de historia natural del país.  

Es sabido que existen otros formatos de catálogos de historia natural que se utilizan en algunas instituciones de investigación a nivel nacional y en otros países, pero el nuestro se adoptó con carácter obligatorio a nivel institucional por considerar que refleja mejor los intereses del museo. 

Los catálogos son confeccionados para cada grupo zoológico, de acuerdo a la estructura de las colecciones ya existentes en el museo.  Se separan las colecciones cerradas (v. gr. Moluscos Jaume, Aves Bauzá), de las colecciones abiertas en proceso de crecimiento (miriápodos, hormigas, aves, etc.). Cada una tiene un número único que la caracteriza, y está ubicada en muebles y locales específicos de acuerdo a su modo de conservación (líquida, pieles, plantas herborizadas, etc.).  Las colecciones en medio líquido tienen un local, las de pieles, ejemplares montados, etc., otro local, y los Holótipos en un gabinete específico.  Todos estos detalles se especifican en la guía.

2. Creación de un sistema numérico unificado de ordenamiento de los almacenes, gabinetes y estantería

Un momento fundamental del ordenamiento de las colecciones significa la designación de la posición que ocupa un ejemplar determinado en las mismas.  Este problema queda resuelto en las bases de datos con la ubicación topográfica que consta de hasta 4 dígitos.  El primero es el número de almacén. Dentro de cada almacén se designaron los gabinetes y estantes con otra cifra, y la gaveta o entrepaño con otro.

Los almacenes del museo fueron numerados de la manera siguiente:

Almacén	Tipo de Local	Contenido
01	Almacén de fondos de Exhibición	Algas,Invertebrados,Reptiles, Botánica, Peces
02	Almacén de vertebrados y botánica	Aves
03	Almacén de invertebrados	Colección de Invertebrados
04	Geología y Paleontología	Osteología y Malacología
05	Geología y Paleontología	Rocas y Minerales
06	Paleontología	Fósiles
07	Colecciones Líquidas	Peces, Reptiles, Mamíferos, invertebrados, etc
08	Holótipos

3. Ordenamiento de las colecciones científicas y creación de los catálogos digitales de las mismas en formato Excel

Una tarea fundamental del proyecto, pero que fue llevada a cabo principalmente por los curadores y técnicos de la Vicedirección fue el ordenamiento de las colecciones en los locales de almacenamiento y en los gabinetes, escaparates y estantes.  Para ello se limpiaron y organizaron los muebles en los locales, asignándole un determinado número de muebles a cada colección de acuerdo a sus dimensiones presentes y probable crecimiento en el futuro cercano.  Después se procedió a colocar ordenadamente los ejemplares en los muebles, generalmente tomando como base un orden taxonómico. 

Sobre la base de las colecciones ordenadas se procedió a pasar los datos de los ejemplares a las bases de datos en Excel, según la información existente en los libros de catálogos y en las etiquetas de los ejemplares.  En este caso no se pudo ser sistemático, pues la calidad y cantidad de la información existente sobre los ejemplares de las colecciones no es homogénea y muchos campos de las bases de datos han quedado vacíos.  No obstante, algunos campos pueden ser completados en el futuro, como las hojas topográficas y coordenadas, pero esto requerirá un trabajo que está ahora fuera de las posibilidades de los curadores y técnicos.

4. Control sistemático de la correspondencia entre los catálogos y las colecciones, especialmente entre los ejemplares, su número de catálogo, su identificación  y su ubicación topográfica en los almacenes, gabinetes y estanterías; perfeccionando en aproximaciones sucesivas el contenido y calidad de los catálogos

Esta etapa se llevó paralelamente a la anterior, con la finalidad de mantener el control de la calidad de la ejecución de las bases de datos, y para que se garantizara la calidad de la misma.  La creación de estas bases de datos fue extremadamente laboriosa y requirió de un proceso de aproximaciones sucesivas para lograr un alto grado de homogeneidad en el contenido de las bases.  Sin embargo, aun quedan campos por llenar y otros por corregir, ya que este proceso continúa cada vez que ingresan nuevos materiales a las colecciones.  En el momento presente están catalogados unos 28 000 ejemplares en las colecciones científicas, los que se desglosan de la siguiente manera:

5.  Creación de un catálogo unificado de las colecciones en formato Access, que sirva a los intereses del manejo de las colecciones, así como un sistema de indagaciones (querries) que permita obtener información rápida sobre la dinámica de las colecciones y su representatividad

Las necesidades del manejo de las colecciones son distintas a las que representan el trabajo de los curadores con las colecciones, por eso la base de datos unificada de manejo de las colecciones tiene una estructura distinta a las bases de los curadores.  La base de manejo se obtiene de la base de los curadores eliminando algunos campos, ya que dicha base debe comprender a todos los ejemplares de las colecciones, lo cual significa que debe mantenerse tan sencilla como sea posible, pues se trabaja con un número muy alto de ejemplares.  Por eso la base de datos unificada, en formato Access, consta solamente de los siguientes campos:

Número de catálogo

Clave Topográfica

Disponibilidad

Catalogador

Fecha de Catalogación

Filum

Clase

Orden

Familia

Género

Especie

Subespecie

Naturaleza del Material

Técnica de Preparación

Número de Preparación

Cantidad de Ejemplares

Tipos

Colector

Año de Colecta

País

Provincia

Municipio

Observaciones

Como puede verse, los campos de esta base sirven al objetivo de conocer la localización de los ejemplares, la representatividad de las colecciones en términos de taxones y del área geográfica que abarcan, la naturaleza del material, y así sucesivamente. 

Mediante un sistema de cuestionarios o indagaciones (querries), la base de datos unificada, o base de datos de manejo, se convierte en una herramienta muy útil para conocer la dinámica y representatividad de las colecciones.  Por ejemplo, mediante las indicaciones se podrá saber:

 

1.      Grado de crecimiento de las colecciones en determinado periodo de tiempo

2.      Cantidad y variedad de taxones distintos que hay en cada municipio o provincia del país

3.      Cómo están representadas las provincias y municipios en cuanto a la variedad de taxones

4.      Cantidad de ejemplares que están prestados, a qué institución y hasta cuando

5.      Ejemplares que están dados de baja

 

Gracias a la flexibilidad del programa Access, se pueden formular un número variado de preguntas, según las necesidades del manejo de las colecciones. 

Un uso adecuado de esta base de datos y su sistema de indagaciones permitirá establecer una estrategia general de muestreo y colecta de ejemplares de historia natural, pues nos deja saber qué áreas del país están bien muestreadas, cuáles han sido objeto de pocas colectas, qué grupos de taxones faltan o están mal representados en las colecciones, etc.  En otras palabras, se puede elaborar un plan de colectas sistemáticas que doten al museo de una colección lo más representativa posible de la naturaleza cubana y su biodiversidad.

 

Catálogos de Colecciones en línea

Estas son las versiones simplificadas de los catálogos que están disponibles en el sitio web del Museo en la dirección  http:\\www.cuba.cu/historia_natural/catalogo.htm   Dá acceso directo a las bases de datos simplificadas de las colecciones científicas del museo.  Incluye el  número del ejemplar, el taxón que representa (familia, género y especie; o solamente género y especie, según el caso) y el país de donde procede el ejemplar. Asimismo, se indican quienes son los curadores responsables de las colecciones específicas, la fecha en que se confeccionó el catálogo en cuestión y el responsable general de las colecciones, para que los interesados tengan la posibilidad de ponerse en contacto con ellos por correo electrónico y obtener más información en caso que esté disponible.

 

 

RECOMENDACIONES

 

El proyecto presente ha completado solo una etapa inicial en el largo e interminable proceso de organización, crecimiento, estudio, y conservación de las colecciones de historia natural del museo.  Esta tarea debe continuarse en el futuro, como un servicio estatal, incorporada al fondo de trabajo normal de los curadores, técnicos y personal responsable del manejo y conservación de las colecciones.  El manejo y conservación de las colecciones no debe depender de financiamiento por proyectos.

 

En el futuro las bases de datos debe ampliarse para comprender las colecciones de exhibición, así llamados “fondos de exhibición”, que en definitiva incluyen ejemplares de historia natural tanto nacionales como extranjeros, cuyo valor patrimonial no es menor que el de las colecciones científicas.  También se debe continuar el proceso de promoción de la metodología que este informe representa hacia otros museos de historia natural del país, a fin de poder crear en el futuro la base de datos general cubana de las colecciones de historia natural.